מודול כללי

המודול כולל

ניהול יומן לכל משתמש בתוכנה, ניהול ומעקב לביצוע משימות.

הפקת מסמכים וחשבוניות הכוללת חתימה דיגיטלית מאושרת.
חתימה אלקטרונית מאפשרת לשלוח מסמכים חתומים במייל ללא צורך בהדפסת מקור.

בעבודה עם מודול חתימה אלקטרונית אתם חוסכים זמן ניירת ובולים. השימוש קל פשוט וידידותי.

חתימה דיגיטלית מייצרת קובץ מוצפן, המצורף להודעה או למסמך, ומאפשרת זיהוי של שולח ההודעה או המסמך ומבטיח שהתוכן המקורי של ההודעה או המסמך לא ישתנה אחרי החתימה.

משמעות החתימה שלא יעשה שינוי במסמך אחרי חתימתו ויכולה גם לשמור על סודיותו (seal), החתימה האלקטרונית שתלווה את המסמך הממוחשב לכל אורך חייו היא חתימתו האלקטרונית המקורית של עורך התיעוד ולא של שום גורם אחר. במקרה של עסק בו מספר עובדים אין חובה לצרף חתימה אלקטרונית אישית של כל עובד המפיק תיעוד אולם קיימת חובה לחתום בחתימה אלקטרונית של העסק. חובה שיופיע על גבי המסמך הממוחשב המילים "מסמך ממוחשב". 

המסמך חייב להיות חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת של מפיק התיעוד.

מודול ניהול ארכיון באינטגרל נועד לתת מענה לשמירת עותקי מסמכים שהופקו באינטגרל ונחתמו ע"י הלקוח בצורה ידנית ע"ג נייר , כמו-כן המודול מאפשר סריקה ושמירה של מסמכי מקור חיצוניים לאינטגרל כגון הזמנות מלקוחות, תעודות משלוח וחשבוניות ספקים ומסמכים אחרים שגם הם יקושרו למסמך הממוחשב של אינטגרל.

האפשרויות:

  • שמירת מסמך שהופק באינטגרל ונחתם ידנית.
  • הפקת מסמך מאינטגרל למדפסת רגילה עם הדפסת ברקוד לארכיון ע"ג המסמך. לאחר שהלקוח יחתום על המסמך, ניתן יהיה לסרוק את המסמך ואינטגרל תשייך את המסמך הסרוק למסמך המתאים באינטגרל. מסמך סרוק יוכל להיות מוצג בכל עת מתוך עותקי מסמכים באינטגרל וכמובן יאפשר גם הדפסתו או שליחתו במייל.
  • שמירת מסמך חיצוני לתוך אינטגרל . שמירת מסמך כגון הזמנת לקוח או תעודת משלוח או חשבונית ספק, יופיע כפתור מיוחד ע"ג המסמך להפעלת סורק אשר יסרוק את המסמך וישמור אותו כקובץ בארכיון ויקשר אותו למסמך הממוחשב באינטגרל שיאפשר צפייה והדפסה בכל זמן שנדרש.
  • שמירת קבצי מסמכים שהגיעו ממקור חיצוני כגון חשבוניות ספקים , תוך כדי הוספת חתימה אלקטרונית (תלוי ברכישת מודול חתימה אלקטרונית) כפולה שיבטיח שהמסמך לא יעבור שינוים בעתיד ובכך לעמוד בתנאי המדינה לגבי חוק שמירת מסמכים. על פי חוק מחויבים לשמירת חשבוניות ספקים מנייר במשך 7 שנים ואילו כאשר סורקים וחותמים דיגיטלית ניתן לשמור את הנייר רק למשך שנתיים ולאחר מכן המסמך הסרוק החתום קביל כאילו היה נייר.
    אפשרות איתור מסמך סרוק/חתום – ניתן יהיה לאתר כל מסמך שנסרק/נחתם דרך חתך מסמכים בעותקי מסמכים באינטגרל ובנוסף ניתן יהיה לאתר דרך חתכים בדוח מיוחד שיציג אינדקס של המסמכים + הצגת המסמך + הדפסתו או שליחה במייל.
  • בריכוז האוטומטי ישנו פרמטר המאפשר לחסום ריכוז של תעודות לא חתומות.
  • ניתן לשלוח במייל עותק של חשבונית מס מרכזת כולל עותקי כל האסמכתאות הסרוקות והחתומות ע"י הלקוחות שנכללו בחשבונית.
    •  

מותנה ברכישת כרטיס חכם מאושר של חברת קומסיין או וריסיין, המודול מאפשר לסמן לקוחות שמאשרים קבלת חשבוניות מס כקובץ חתום אלקטרונית ובסיום הקלדת חשבוניות מס או זיכויים ללקוחות המודול ישלח את המסמך חתום אלקטרונית ללקוח במייל. לכל המסמכים נשמרים עותקים כך שניתן לשלוח אותם שוב ללקוח במידת הצורך.

המודול מאפשר גם חתימה אלקטרונית כפולה למסמכי מקור חיצונים כגון חשבוניות מספקים כדי לשמרם כקובצי PDF ללא צורך בשמירתם בקלסרים ל 7 שנים על פי חוקי מס הכנסה.

ניהול ומעקב אחר סטטוסים לתהליכים במסמכים כגון: אישורי הזמנות לקוחות, הצעות מחיר לקוחות קריאות שרות והזמנות רכש.

כתבו לנו

דילוג לתוכן